Εκτός από τα καύσιμα, τα σύγχρονα πλοία τρέχουν επίσης σε χαρτί ή στο ηλεκτρονικό τους ισοδύναμο. Τα σκάφη υποχρεούνται να τηρούν γραπτά ή ηλεκτρονικά αρχεία πολλών πραγμάτων - και ο κατάλογος αυξάνεται.
Υπάρχει το παραδοσιακό αρχείο πλοίου, το οποίο καταγράφει τη θέση, την πορεία, την ταχύτητα, τον καιρό και τα ασυνήθιστα γεγονότα του σκάφους για να αναφέρουμε μερικά. Το βιβλίο καταγραφής λαδιού (ORB) βρίσκεται εδώ και πολύ καιρό και παρακολουθεί όλη την κίνηση του πετρελαίου σε όλο το σκάφος, συμπεριλαμβανομένης της φόρτωσης, της κατανάλωσης και της εκφόρτισης του (γενικά μέσω του διαχωριστή πετρελαίου και των αγωγών εκφόρτωσης).
Οι απαιτήσεις τήρησης αρχείων πλοίων έχουν επεκταθεί τα τελευταία χρόνια.
- Το βιβλίο απογραφής λυμάτων παρακολουθεί τις απορρίψεις λυμάτων ανά τύπο, ημερομηνία, ώρα, απόσταση από την ακτή, ρυθμό απόρριψης και ταχύτητα σκαφών.
- Το βιβλίο απογραφής σκουπιδιών καταγράφει κάθε εργασία εκκένωσης, αποτέφρωση, διαφυγή ή τυχαία απώλεια σκουπιδιών.
- Το Βιβλίο Εγγραφής Υδάτινου Έρματος καταγράφει κάθε ενέργεια που αφορά το νερό έρματος, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας, του χρόνου, της θέσης και του όγκου κάθε πρόσληψης και εκκένωσης, καθώς και της ημερομηνίας και ώρας που κυκλοφορεί ή επεξεργάζεται το νερό έρματος.
- Το Βιογραφικό Βιβλίο παρακολουθεί τις στεγανές αποβάθρες των πλοίων, τα καθαριστικά του κύτους, τη συντήρηση και αλλαγή των συστημάτων προστασίας από ρύπανση, τις έρευνες των δύτες και τα καθαριστικά, καθώς και τις αποθέσεις των σκαφών, μεταξύ άλλων.
- Η εκπαίδευση και οι ασκήσεις επί του σκάφους παρακολουθούνται σε άλλη εγγραφή.
- Βιβλίο καταγραφής ασφάλειας πλοίου παρακολουθεί την εκπαίδευση, ασκήσεις, ασκήσεις, ελέγχους κ.λπ.
- Το βιβλίο απογραφής φορτίου , εκτός από τις διαδικασίες που αφορούν την αποδοχή, τη συντήρηση και την επισκευή ή την απόρριψη των συσκευών ασφάλισης φορτίου, περιλαμβάνει επίσης ένα αρχείο επιθεωρήσεων αυτού του εξοπλισμού. Το δηλωτικό για τα επικίνδυνα εμπορεύματα και το σχέδιο στοιβασίας πρέπει να ενημερώνονται.
- Το σχέδιο ασφάλειας πλοίου περιλαμβάνει απαιτήσεις τήρησης αρχείων για εκπαίδευση, ασκήσεις, ασκήσεις και ελέγχους. Οι ώρες εργασίας και ανάπαυσης έχουν το δικό τους σύστημα αρχειοθέτησης, συμπεριλαμβανομένης της υποχρέωσης για κάθε μέλος του πληρώματος να έχει υπογεγραμμένο αντίγραφο των προσωπικών του αρχείων.
Οποιαδήποτε και όλα αυτά τα αρχεία πρέπει να τίθενται στη διάθεση του υπεύθυνου ελέγχου του κράτους λιμένα κατόπιν αιτήματος. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, είναι παραβίαση του ομοσπονδιακού νόμου να παρουσιάσει ένα δόλιο αρχείο σε έναν τέτοιο αξιωματικό. Συγκεκριμένα, ο κώδικας 18 των ΗΠΑ 1519 προβλέπει:
Όποιος αλλάξει εν γνώσει του, καταστρέφει, ακινητοποιεί, κρύβει, καλύπτει, παραποιεί ή κάνει ψευδή καταχώρηση σε οποιοδήποτε αρχείο, έγγραφο ή απτό αντικείμενο με σκοπό να εμποδίσει, να παρεμποδίσει ή να επηρεάσει την έρευνα ή την ορθή διαχείριση οποιουδήποτε θέματος εντός της δικαιοδοσίας από οποιοδήποτε τμήμα ή υπηρεσία των Ηνωμένων Πολιτειών. . . ή σε σχέση με ή σχεδίαση οποιουδήποτε τέτοιου θέματος ή υπόθεσης, θα επιβληθεί πρόστιμο με τον παρόντα τίτλο, φυλακισμένο το πολύ 20 έτη ή και τα δύο.
Σε αντίθεση με ορισμένα κράτη λιμένων όπου τα αρχεία καταχρηστικών πλοίων είτε δεν εντοπίζονται είτε αγνοούνται, οι Ηνωμένες Πολιτείες διώκουν έντονα όλες τις παραβιάσεις που υποπτεύονται ότι υπάρχουν. Επιπλέον, εάν ένα μέλος του πληρώματος παρέχει ουσιαστικά στοιχεία για να υποστηρίξει τη δίωξη, αυτό το μέλος του πληρώματος μπορεί να ανταμείβεται με μεγάλη χαρά σε πολλές περιπτώσεις. Έτσι, πολλά εκατομμύρια ποινικά πρόστιμα εναντίον πλοιοκτητών και χειριστών για παραβιάσεις, συμπεριλαμβανομένης της δόλιας αρχειοθέτησης, έχουν γίνει συνηθισμένοι.
Το 1999, η Royal Caribbean Cruises Ltd κήρυξε ένοχο σε ομοσπονδιακό δικαστήριο για διάφορα αδικήματα, συμπεριλαμβανομένης της σκόπιμης απορρίψεως στη θάλασσα των χρησιμοποιημένων ορυκτελαίων που δεν υποβλήθηκαν σε επεξεργασία μέσω του διαχωριστή των ελαιωδών υδάτων και του ψέματός τους στην αμερικανική ακτοφυλακή με παρουσίαση σε αξιωματικό επιβίβασης το λιμάνι του Μαϊάμι το βιβλίο πετρελαιοειδών του πλοίου που δεν περιείχε στοιχεία για τις παράνομες απορρίψεις. Η εταιρεία πλήρωσε ποινικό πρόστιμο ύψους 18 εκατομμυρίων δολαρίων και υπηρετούσε πέντε χρόνια υπό την επίβλεψη προγράμματος συμμόρφωσης με το περιβάλλον. Παρόλο που αυτή ήταν η πρώτη μεγάλη προβολή, δεν ήταν σίγουρα η πρώτη φορά που η ομοσπονδιακή κυβέρνηση διεξήγαγε παράνομες αδικηματικές καταγραφές στον ναυτιλιακό τομέα.
Αρχικά, ο κλάδος έπληξε αυτές τις διώξεις, ιδίως εκείνες που αφορούσαν τους καταγγέλλοντες. Τελικά, η βιομηχανία αναγνώρισε ότι, ως επί το πλείστον, οι εν λόγω διώξεις αφορούν εκ προθέσεως εγκλήματα.
Δυστυχώς, αυτά τα πρόστιμα πολλών εκατομμυρίων δολαρίων δεν έχουν οδηγήσει σε χονδρικές αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο πολλά πλοία ασχολούνται με την τήρηση αρχείων.
Οι καταπατήσεις, παραβλέποντας τα δυσάρεστα γεγονότα (όπως ο εξοπλισμός που παρουσιάζει δυσλειτουργίες), οι κοπές και οι απλές απάτες παραμένουν πολύ συνηθισμένες. Ορισμένες επιχειρήσεις το αποδέχονται ως γεγονός της ζωής. Άλλοι το βλέπουν ως ένα αποδεκτό μέτρο περικοπής κόστους, εξοικονομώντας χρήματα για επισκευές και διακοπές, σε μια εποχή χαμηλών κερδών και ανταγωνισμού. Σε ολέθριες περιπτώσεις, η ομοσπονδιακή κυβέρνηση έχει απαγορεύσει στα πλοία των παραβατικών εταιρειών να λειτουργούν στις ΗΠΑ για μια περίοδο ετών.
Τα πρόστιμα εκατομμυρίων δολαρίων που σχετίζονται με τις καταχωρίσεις βιβλίων αρπακτικών λαδιών έχουν γίνει συχνές. Λιγότερο συχνά, αν και αυξανόταν, υπήρξαν πρόστιμα για απατηλές καταχωρίσεις σε βιβλία καταγραφής λυμάτων, βιβλία απογραφών απορριμμάτων και βιβλία ρεκόρ νερού έρματος. Οποιαδήποτε επίσημη και μερικά ανεπίσημα αρχεία που τηρούνται από ένα σκάφος ή από τον πλοιοκτήτη / χειριστή του θα μπορούσαν να αποτελέσουν το επίκεντρο μιας ποινικής έρευνας.
Εταιρείες που δεν καταβάλλουν συντονισμένες προσπάθειες για να ενθαρρύνουν την ακριβή τήρηση αρχείων στα σκάφη τους, ενώ αποθαρρύνουν και εξαλείφουν τις απατηλές καταχωρήσεις ρεκόρ, συμμετέχουν σε τυχερά παίγνια υψηλού στοιχήματος. Οι κυρώσεις θα συνεχίσουν να αυξάνονται για παραβιάσεις που εντοπίζονται στις Ηνωμένες Πολιτείες. Άλλα έθνη αρχίζουν να αναλαμβάνουν δράση όταν ανακαλύπτονται ναυτικές απάτες.
Οι μέρες του laisser-faire φτάνουν στο τέλος.