Λύσεις λογισμικού: Επικοινωνήστε ή στασιάστε

Με τον Lars Fischer21 Νοεμβρίου 2018

Είναι πιθανό ότι διαβάζετε αυτό το άρθρο στο γραφείο σας. Και για τους περισσότερους από εμάς, αυτό σημαίνει ένα μεγάλο, ανοιχτό χώρο που είναι διατεταγμένο με γραφεία, οθόνες, διαχωριστικά δωμάτια και άλλα χαρακτηριστικά σχεδιασμένα τόσο για να μας κρατήσουν παραγωγικούς όσο και για να διευκολύνουμε την επικοινωνία και τη συνεργασία. Έχουμε την πόλη της Νέας Υόρκης να ευχαριστήσουμε για την ανάδυση του κοινού γραφείου πίσω στις αρχές του περασμένου αιώνα. Αλλά είναι σχετικά πρόσφατα ότι η "Bürolandschaft", ή ο εξωραϊσμός των γραφείων, έγινε δημοφιλής, ενθαρρύνοντας τους εργάτες να καθίσουν πιο οργανικά με βάση τις ροές επικοινωνίας.

Ρωτήστε οποιονδήποτε σχεδιαστή γραφείου - ή εταιρικό αφεντικό για το θέμα αυτό - γιατί προτιμούν το ανοικτό σχέδιο πάνω από ξεχωριστούς χώρους ή γραφεία. Η αυξημένη συνεργασία είναι πιθανό να ξεπεράσει τη λίστα. Όταν οι άνθρωποι μοιράζονται τον ίδιο χώρο, είναι πιο πιθανό να μοιραστούν ιδέες και να ζητήσουν εισροή. Ακόμη και με τη σημερινή κυριαρχία των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης, οι άνθρωποι είναι κοινωνικά όντα στην καρδιά και θέλουν να αλληλεπιδρούν με τον άνθρωπο. Τα δεδομένα πρέπει να ρέουν μέσω μιας επιχείρησης, και η κοινή χρήση του χώρου διευκολύνει αυτό. Το ανοικτό σχέδιο είναι, φυσικά, πολύ φθηνότερο τόσο από πλευράς κόστους κατασκευής όσο και επειδή περισσότεροι υπάλληλοι μπορούν να καταλαμβάνουν λιγότερα τετραγωνικά μέτρα, αλλά προσφέρει επίσης ευελιξία. Μπορεί να μην γνωρίζουμε ποια θα είναι η επόμενη τάση γραφείου, αλλά ένας μεγάλος κοινόχρηστος χώρος δεν κλείνει τις επιλογές.

Οικοδόμηση αποτελεσματικότητας
Σε πολλές πτυχές της οικογένειάς μας, την κοινωνική ζωή και την εργασία, έχουμε ενσωματωμένη αποτελεσματικότητα. Τα γραφεία ανοιχτού τύπου είναι μόνο ένα παράδειγμα. το ίδιο συμβαίνει και με το γεγονός ότι χρησιμοποιούμε τα smartphones μας για να συνδεθούμε με τον παγκόσμιο ιστό και με διάφορες πλατφόρμες κοινωνικού διαμοιρασμού. και ότι οι εφαρμογές μας για φορητούς υπολογιστές αλληλοσυνδέονται για να επιτρέπουν την κοινή χρήση των δεδομένων, των εικόνων και άλλων πληροφοριών χωρίς προβλήματα.

Επομένως, το ερώτημα είναι αν αυτό αποτελεί μέρος της κανονικής ζωής μας, γιατί οι περισσότερες ναυτιλιακές εταιρείες είναι θλιβερά ανεπαρκώς ενοποιημένες;

Οι περισσότερες ναυτιλιακές εταιρείες θα πουν ότι έχουν πλήρως αγκαλιάσει την ψηφιακή επανάσταση, και αυτό είναι σε μεγάλο βαθμό αληθινό. Σχεδόν όλοι θα χρησιμοποιούν ένα λογιστικό πακέτο για τη διαχείριση της τιμολόγησης, του προϋπολογισμού και της πληρωμής λογαριασμών. Για μερικούς, αυτό θα είναι ένα απλό υπολογιστικό φύλλο του Excel, αλλά για τους περισσότερους είναι πιθανό να είναι ένα πιο εξελιγμένο πακέτο για παραμέτρους. Οι περισσότεροι θα χρησιμοποιούν επίσης πακέτα λογισμικού για τη διαχείριση μιας σειράς άλλων εμπορικών και επιχειρησιακών λειτουργιών. Αλλά το θέμα είναι ένα θέμα ολοκλήρωσης. Ενώ αυτά τα μεμονωμένα πακέτα εκτελούν ένα ξεχωριστό σύνολο εργασιών τέλεια καλά, δεν επικοινωνούν μεταξύ τους.

Επίτευξη ολοκλήρωσης
Σε μια πλήρως ενοποιημένη ναυτιλιακή εταιρεία, το σύστημα τιμοκαταλόγου συλλαμβάνει όλες τις περίπλοκες πληροφορίες που αφορούν μεμονωμένους πελάτες, λιμάνια, τερματικούς σταθμούς και φορτία - και αυτό μπορεί να είναι ένας πολύπλοκος πίνακας ατομικών τιμών, περιορισμών, εκπτώσεων και κινήτρων. Όταν ένας πελάτης ζητά μια προσφορά, το σύστημα προσφοράς θα πρέπει να αναζητήσει αυτόματα τη σχετική τιμολόγηση για να δημιουργήσει μια εξατομικευμένη και ακριβή προσφορά.
Εάν η προσφορά μετατραπεί σε πώληση, το σύστημα θα δημιουργήσει ξανά αυτόματα την απαιτούμενη επιβεβαίωση της κράτησης, τα φορτωτικά, τα δηλωτικά και άλλα.

Και αφού το πλοίο αποπλεύσει, θα δημιουργηθεί αυτόματα τιμολόγιο και οι πληροφορίες θα καταχωρηθούν σε "εισπρακτέους λογαριασμούς" μέσω διεπαφής.

Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, εάν χρειάζεται να γίνουν αλλαγές, ένα πλήρως ολοκληρωμένο σύστημα θα δημιουργήσει αυτόματα διορθωτικές ενδείξεις, πιστωτικές σημειώσεις και τιμολόγια με το πάτημα ενός κουμπιού.

Με άλλα λόγια, οι πληροφορίες θα ρέουν απρόσκοπτα από τη μια δραστηριότητα στην άλλη χωρίς να χρειάζεται να εισάγετε εκ νέου δεδομένα. Επαναφορά οδηγεί σε σφάλματα, σφάλματα οδηγούν σε καθυστερήσεις και καθυστερήσεις διαταράσσουν τη ροή μετρητών και κοστίζουν χρήματα.

Μειώνοντας το επιχείρημα σε νομισματική βάση, είναι ευρέως κατανοητό ότι περίπου το 10% των παγκόσμιων εξερχομένων τιμολογίων μεταφοράς εμπορευμάτων είναι εσφαλμένα λόγω ανθρώπινου σφάλματος κατά τη μεταφορά πληροφοριών από το ένα σύστημα στο άλλο. Ακόμα και για μια μικρή ναυτιλιακή εταιρεία που διαθέτει μεσαία έσοδα 100 εκατομμυρίων δολαρίων, δηλαδή 10 εκατομμύρια δολάρια διαφωνούν και δεν πληρώνονται - και μια επόμενη τρύπα στην ταμειακή ροή.

Εικόνα: Softship

Εύρεση λύσης
Η εξέλιξη είναι ίσως ο κύριος ένοχος για την τρέχουσα κατάσταση των πραγμάτων. Οι ναυτιλιακές εταιρείες έχουν υιοθετήσει την ψηφιοποίηση αποσπασματικά και έτσι έχουν εγκαταστήσει μεμονωμένα πακέτα για να εκτελούν συγκεκριμένα καθήκοντα, όπως απαιτείται, ή επειδή ο προϋπολογισμός έγινε διαθέσιμος. Ο συνδυασμός που προκύπτει από μερικές φορές πακέτα μερικές φορές εκτός παραγγελίας έχει δημιουργήσει ένα λαβύρινθο εφαρμογών που κάθεται παράλληλα, αλλά δεν ενσωματώνει ή επικοινωνεί. Ένας τεράστιος όγκος δεδομένων επανασυνδέεται μεταξύ αποσυνδεδεμένων τμημάτων εντός της ίδιας ναυτιλιακής εταιρείας.

Το να καταργήσετε αυτό που υπάρχει ήδη και να ξεκινήσετε ξανά είναι μια αποθαρρυντική και χρονοβόρα εργασία. Πολλές ναυτιλιακές εταιρείες απλά δεν είναι διατεθειμένες να κάνουν δύο βήματα προς τα πίσω προκειμένου να κάνουν τρία ή περισσότερα προς τη σωστή κατεύθυνση. Σε συνδυασμό με αυτό, τα περισσότερα τμήματα πληροφορικής αγωνίζονται να παραμείνουν συμβατά με μια συνεχώς αυξανόμενη δέσμη εξωτερικών κανονισμών υποβολής εκθέσεων, οι οποίες απαιτούνται μόνο για τη διατήρηση της εμπορικής δραστηριότητας της εταιρείας. Η εσωτερική ολοκλήρωση θα παίξει πάντα το δεύτερο βιολί.

Αλλά υπάρχει μια λύση. Το σύγχρονο λογισμικό αποστολής είναι αρθρωτό, που σημαίνει ότι οι ναυτιλιακές εταιρείες χρειάζονται μόνο να επιλέξουν τις εφαρμογές που χρειάζονται για να αυτοματοποιήσουν ορισμένες διαδικασίες μέσα στις επιχειρήσεις τους. Κάθε ενότητα ενσωματώνεται απρόσκοπτα με άλλους για να διευκολύνει τη ροή πληροφοριών σε όλη την εταιρεία.

Τα δεδομένα πρέπει να εισάγονται μόνο μία φορά, μειώνοντας έτσι την αλληλεπικάλυψη, τα σφάλματα και τη λειτουργία του σιλό. Στη συνέχεια, τα δεδομένα μοιράζονται σε όλη την εταιρεία και με συναφείς επιχειρηματικούς εταίρους. Αυτό μειώνει σημαντικά τη διοικητική επιβάρυνση και εισάγει αποτελεσματικότητα σε όλη την επιχείρηση. Απελευθερώνει επίσης το προσωπικό για να επικεντρωθεί σε περισσότερα πελατοκεντρικά καθήκοντα.

Μια καλά σχεδιασμένη εφαρμογή λογισμικού θα ανακτήσει το μεταβλητό κόστος ανά αποστολή από μια βάση δεδομένων κόστους και θα τα εφαρμόσει ως εκτιμώμενο κόστος για την κράτηση. Οι πληροφορίες σχετικά με τους όγκους που λαμβάνονται από τον πελάτη κατά τη στιγμή της κράτησης είναι αυτόματα παντρεμένοι με αυτά τα δεδομένα για την παροχή αναλύσεων και αξιολογήσεων κερδοφορίας για κάθε αποστολή.

Και καθώς το ταξίδι εξελίσσεται και το πραγματικό κόστος γίνεται γνωστό, οι ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο επιτρέπουν την παρακολούθηση της κερδοφορίας καθ 'όλη τη διάρκεια του ταξιδιού. Η αυτοματοποίηση αυτών των διαδικασιών επιτρέπει τη συλλογή, την κοινή χρήση και την επαναχρησιμοποίηση πολλών δεδομένων σε όλη την εταιρεία. Μπορεί επίσης να αναλυθεί για αναφορά απόδοσης που ενθαρρύνει τη διοίκηση να λαμβάνει έξυπνες και ενημερωμένες αποφάσεις.

Πιο συγκεκριμένα, το καλό λογισμικό προσανατολισμένο στη ναυτιλία θα διαχειρίζεται και θα παρακολουθεί τις εξελίξεις της πορείας του ταξιδιού και τις δραστηριότητες κλήσεων λιμένων. Τα δρομολόγια μπορούν να παρακολουθούνται και να ενημερώνονται από την άφιξη, αναχώρηση και μεσημβρινές αναφορές που λαμβάνονται αυτόματα από το σκάφος. Οι αλλαγές που προκαλούνται από απρόβλεπτα συμβάντα μπορούν να προσομοιωθούν για να παρέχουν εκτιμήσεις σχετικά με τις πιθανές επιπτώσεις στο συνολικό χρονοδιάγραμμα. Ο χειριστής μπορεί τότε να προσομοιώνει το "τι ifs" και να βρει τα καταλληλότερα αντίμετρα.

Αλλά ενώ υπάρχει μια καλή λύση για την επίτευξη πλήρους ολοκλήρωσης στις ναυτιλιακές εταιρείες, η αντίσταση παραμένει.

Ξεπερνώντας την αντίσταση
Είκοσι ή περισσότερα χρόνια πριν, η ψηφιοποίηση ήταν το προνόμιο της πολύ μεγάλης ναυτιλιακής εταιρείας με βαθιές τσέπες. Ανέπτυξαν ειδικές εφαρμογές και στρατολόγησαν τεχνικούς για να τους φροντίσουν. Αλλά οι χρόνοι έχουν προχωρήσει και σήμερα είναι μια αρκετά απλή διαδικασία για να αγοράσετε εξειδικευμένες λύσεις που μπορούν εύκολα να διαμορφωθούν και να προσαρμοστούν ώστε να ταιριάζουν στις ατομικές προσωπικότητες κάθε εταιρείας και χρήστη. Αυτά τα πακέτα είναι τα μέσα για να γίνουν οι ψηφιοποιημένες εταιρείες σε ψηφιακά ολοκληρωμένες εταιρείες.

Η ομορφιά αυτών των εφαρμογών είναι ότι έχουν σχεδιαστεί για να διευκολύνουν την ολική ολοκλήρωση μεταξύ καθεμιάς από τις βασικές διαδικασίες - συνδέοντας τα υπάρχοντα συστήματα μέσω μιας ενιαίας υπερσύγχρονης, πλήρως συνδεδεμένης και απρόσκοπτης δικτυακής οντότητας. Έτσι, τα δεδομένα ρέουν απρόσκοπτα μεταξύ των εργασιών πλοίων, των εμπορικών συναλλαγών, της εφοδιαστικής των εμπορευματοκιβωτίων, της λογιστικής και της διαχείρισης.

Εκτός από τα προφανή πλεονεκτήματα της λιγότερης εισαγωγής δεδομένων, των μειωμένων σφαλμάτων και της ικανότητας παροχής αυξημένης εξυπηρέτησης των πελατών, αυτές οι συσκευασμένες λύσεις διατίθενται σε ένα κλάσμα της τιμής κατασκευής ενός συστήματος που βασίζεται σε παραγγελία. Στην πραγματικότητα, έχουν ισοπεδώσει τον τομέα πληροφορικής σε όλο το φάσμα των ναυτιλιακών εταιρειών.

Όπως το γραφείο ανοιχτού σχεδίου ή το smartphone ή το φορητό υπολογιστή, πολλές ναυτιλιακές εταιρείες αρχίζουν να σηκώνουν το κεφάλι τους καθημερινά για να δουν τα πλεονεκτήματα της επικοινωνίας των διαφόρων επιχειρηματικών λειτουργιών μεταξύ τους. Όπως όλες οι καλές ιδέες, η ιδέα είναι πολύ απλή και με το πακέτο λογισμικού πλέον ευρέως διαθέσιμο, η επίτευξη πλήρους ολοκλήρωσης είναι εύκολα προσβάσιμη.

Ο συγγραφέας
Ο Lars Fischer είναι Διευθύνων Σύμβουλος της έδρας της Softship στο Ασίας-Ειρηνικού. Είναι υπεύθυνος για το εμπορικό και τεχνικό προσωπικό της Σιγκαπούρης των 25 ετών και για τη στρατηγική πωλήσεων και μάρκετινγκ του ομίλου παγκοσμίως. www.softship.com
Λάρς Φίσερ

Κατηγορίες: Λύσεις λογισμικού, Λύσεις λογισμικού